Nghiệp vụ cơ bản bắt buộc dành cho đại lý

Nghiệp Vụ Cơ Bản Bắt Buộc Cho Đại Lý Vé Máy Bay

I.Không đặt chỗ khống, đặt dupe để giữ chỗ trên hệ thống của các Hãng Hàng Không:

Một tên trên cùng hành trình không đặt quá 2 booking, không đặt tên khống (đặt giữ chỗ mới cùng tên, cùng hành trình yêu cầu hủy hành trình cũ để tránh tình trạng đặt dupe).
Ví dụ: TRAN/VAN A, LE/THI B, A/A, B/B, TRAN/ QUOC TOAN, NGUYEN/AI QUOC .v.v… và những tên khác không đúng.

Cảnh báo : Nếu hãng truy thu vi phạm đặt dupe,đặt chỗ khống,đại lý chịu mức truy thu 100usd/người/booking.

Quý Đại Lý lưu ý các lỗi nghiệp vụ đặt & xuất & đổi vé của Vietnam Airlines để tránh bị phạt lỗi nghiệp vụ

  • Đặt chỗ khống, trùng tên cùng hành trình hoặc khác hành trình, trùng tên cùng hành trình khác giờ bay/ngày bay, tên A,B,C,D … trùng
  • Không cung cấp số điện thoại hoặc thông tin khách hàng khi bay theo qui định
  • Cập nhật các thông tin OSI , SSR thiếu hoặc sai qui định
  • Sai đối tượng VIP, CA, Thẻ GLP
  • Giữ chỗ số lượng nhiều trên 10 phút mà không đặt tên thật của khách hàng
  • Xử lý booking của hệ thống đại lý khác
  • Không thông báo SC cho khách hàng , nếu khách hàng không bay được sẽ chịu trách nhiệm hoàn toàn.
  • Không xác nhận CFM chặng bay sau khi khách hàng bỏ chặng bay đầu
  • Không xử lý Dup số vé khi hệ thống bị lỗi
  • Xuất sai đối tượng hành khách , sai giới tính .Xuất đổi vé sai qui định
  • Vé đã được sử dụng nhưng làm hoàn , đổi

II. Trường hợp hệ thống đang load nhưng đai lý click liên tục để quá trình diễn ra nhanh hơn sẽ phản tác dụng , dấn đến những booking hoặc số vé bị dupe (trùng) sau đó!

  • Booking dupe sẽ bị hãng truy thu.
  • Số vé dupe nếu không phát hiện xử lý kịp thời để qua ngày sẽ tính phí hoàn theo điều kiện hoặc tính phí tương đương 1 vé mới với các vé siêu tiết kiệm vì theo điều kiện không được phép hoàn.

Đối với vé hạng E

  • E1 xuất vé trước ngày bay: 7 ngày
  • E2 xuất vé trước ngày bay: 14 ngày
  • P xuất vé trước ngày bay: 28 ngày

Nếu xuất vé dưới thời gian sẽ không thể tra giá=> không xuất vé được, tất cả tính theo thời gian xuất vé không tính theo thời gian đặt giữ chỗ

  • Các hạng E , A chỉ giữ chỗ được 12h và không hoàn vé
  • Hạng ghế P: chỉ giữ chỗ được 4h và không hoàn vé

1. Thời gian đổi vé:

Thời gian thay đổi của jetstar và vietjet phải trước 6 tiếng so với giờ bay

2. Thời gian xuất vé:

Các vé xuất của các hãng hàng không phải được xuất tối thiểu ít nhất trước 60p so với giờ vé được giữ, tránh trường hợp hệ thống hàng không bị lỗi toàn quốc, TPV sẽ tìm phương án khắc phục, đối với hãng hàng không giá rẻ vietjet và jetstar xuất cận giờ hủy booking, công nợ vẫn có nhưng vé thì bị hủy. Nếu trong quá trình xuất chỉ còn thời gian giữ chổ ít hơn Tân Phi Vân không xử lý kịp thì Tân Phi Vân hoàn toàn không chịu trách nhiệm với các vé trên. Trong quá trình làm việc nếu Quý Đại Lý chat qua 5 phút booker Tân Phi Vân không trả lời có thể do lỗi hệ thống Skype, Zalo vui lòng liên hệ Mr Tường 0906 989 115 sẽ xử lý ngay cho Quý Đại Lý hoặc gọi tổng đài Tân Phi Vân 028 399 18420. Các code vé đã xuất hay chưa Quý Đại Lý vui lòng kiểm tra lại booking, email những thao tác này Quý Đại Lý không kiểm tra được vui lòng liên hệ Ms Hiền Skype: vemaybaytanphivan9 để được hướng dẫn.

3. Lỗi nhập thông tin vào booking:

Tân Phi Vân gởi nhắc lại đến Quý Đại Lý các lỗi nghiệp vụ hay mắc phải theo quy định của hãng hàng không Vietnam Airlines. Trong các lỗi này Tân Phi Vân lưu ý Quý Đại Lý lỗi đặt chỗ khống (tên khách không đúng không có CMND để xác nhận với các hãng hàng không, đặt 1 tên khách nhiều booking, đặt giữ chỗ nhiều trên 1 chuyến bay nhưng nhiều lần không xuất vé.v.v.) và thiếu các trường phone trong booking (email, số điện thoại của khách hàng) v.v.. Nếu có bất cứ lỗi nghiệp vụ nào trên các User các Đại Lý được bàn giao Tân Phi Vân hoàn toàn không chịu trách nhiệm và sẽ truy thu tiền Đại Lý nếu hãng thu phạt lỗi nghiệp vụ.

4. Lưu ý nhận biết chuyến bay VN liên doanh hãng khác:

Các chuyến bay liên doanh của Vietnam Airlines trên số hiệu chuyến bay VN4000 đến VN4999 (bay của Jetstar) và VN8000 đến VN8999 (bay của Vasco) các dịch vụ đều là của hãng hàng không liên doanh không bay trên máy bay Vietnam Airlines. Các chuyến bay liên doanh phải xuất đơn chặng ( xuất mỗi hành trình là 1 số vé riêng biệt), Quý Đại Lý đặc biệt lưu ý vấn đề này để thông tin đến khách hàng.

Khi đặt trong booking sẽ có dòng: OPERATED BY JETSTAR PACIFIC /BL (Bay của Jetstar)
Khi đặt trong booking sẽ có dòng: OPERATED BY VIETNAM AIR SERVICE CO (Bay của Vasco)

5. Xác nhận giữ lại lượt về trên vé khứ hồi Vietnam Airlines không sử dụng lượt đi:

Vietnam Airlines khi vé có hành trình khứ hồi, khách không sử dụng lượt đi nhưng vẫn muốn sử dụng lượt về thì Quý Đại Lý phải báo Tân Phi Vân xử lý lượt đi, giữ lại lượt về; nếu không xử lý lượt đi hệ thống sẽ không hiểu hủy luôn lượt về và khách không thể bay được.

6. Tổng đài hãng Jetstar Pacific:

Để thuận tiện hơn cho công tác hỗ trợ đại lý, từ 8:00 27/6/2016 ngoài số tổng đài 1900 1550, Quý đại lý có thể liên lạc thêm số điện thoại hỗ trợ của hãng Jetstar với thông tin chi tiết như sau:

Số điện thoại liên hệ: (028) 628 78 550
Giờ làm việc: 8:00 – 18:00 hàng ngày
Ngoài giờ làm việc: liên hệ trực tiếp tổng đài 1900 1550 hoặc hệ thống sẽ tự chuyển cuộc gọi về tổng đài 1900 1550.

7. Tổng đài hãng Vietjet Air:

Trường hợp cần sự hỗ trợ của hãng hàng không giá rẻ Vietjet Air để: đổi số điện thoại, hủy hành trình, sửa giới tính, hoàn vé nếu delay quá 5 tiếng, Add em bé .v.v.. quý Đại lý vui lòng liên hệ trực tiếp tổng đài 1900 1886 hoặc 028 3547 5000 và đọc mã đăng nhập (AG38……) đã được Tân Phi Vân cung cấp để được hỗ trợ. Với mật độ thường xuyên delay và phục vụ yếu kém của tổng đài Vietjet chúng tôi không thể phục vụ tốt Quý Đại Lý các vé của hãng hàng không giá rẻ này.

8. Vietjet triển khai hỗ trợ qua KÊNH TỔNG ĐÀI DÀNH CHO ĐẠI LÝ:

  • Thời gian chính thức hoạt động: Từ ngày 05/05/2016
  • Áp dụng hỗ trợ cho toàn bộ kênh Đại lý
  • Số điện thoại hỗ trợ cố định: (028) 3547 5000
  • Email hỗ trợ: AGS@vietjetair.com
  • Giờ làm việc : 07:00 AM – 10:00 PM (bao gồm các ngày lễ, tết..)
  • Thông tin yêu cầu cung cấp khi liên hệ hỗ trợ
  • Mã đại lý : AG38….. (TPV cung cấp cho đại lý)
  • Nội dung yêu cầu người yêu cầu

9. Cập nhật thông tin Trẻ em dưới 12 tuổi bay hãng Vietnam Airlines:

Tân Phi Vân xin nhắc lại bộ điều kiện xuất vé cho CHD (trẻ em từ 2 đến dưới 12 tuổi) của VNA. Các vé CHD phải có ngày, tháng, năm sinh và tước hiệu (giới tính) theo trên giấy khai sinh, VNA sẽ từ chối vận chuyển và phạt lỗi nghiệp vụ nếu thiếu thông tin. Quý Đại Lý vui lòng cập nhật thông tin CHD cho booker Tân Phi Vân nhập vào hệ thống hợp lệ. Nếu Quý Đại Lý không cung cấp thông tin thì mọi trách nhiệm về sau Quý Đại Lý hoàn toàn chịu trách nhiệm.

10. Vấn đề công nợ:

Trong thời điểm các ngày nghỉ lễ, cuối tuần (những ngày ngân hàng không làm việc) Quý Đại Lý vui lòng cân đối công nợ và nộp quỹ để xuất vé trong những ngày nghỉ lễ, cuối tuần .v.v… Nếu công nợ của Quý Đại Lý âm, Booker Tân Phi Vân sẽ từ chối xuất vé VietJet và Jetstar và các hãng hàng không giá rẻ.

11. Quy định hoàn vé Vietnam Airlines:

Theo quy định hoàn vé của Vietnam Airlines các vé hoàn từ đầu sân bay: Sài Gòn, Hà Nội, Đà Nẵng thì đại lý cấp 1 mới có quyền tự thao tác hoàn vé ngay (tiền hoàn sẽ có trong ngày hôm sau). Các vé từ các đầu sân bay khác phải hoàn trong giờ làm việc của hãng hàng không VNA và phí hoàn dựa vào ngày hãng xác nhận NOGO (Ví dụ: vé của Quý Đại Lý bay từ Hải Phòng vào Sài Gòn ngày 31/10/2016 bay hạng Q phí hoàn theo quy định là 300k/1khach/1 chặng trước ngày bay, và Quý Đại lý báo cho Tân Phi Vân hoàn vé vào 30/10/2016 (ngày chủ nhật hãng không làm việc). Tân Phi Vân phải gởi email xác nhận từ hãng đến ngày làm việc là 31/10/2016 (ngày thứ 2) hãng trả lời email thì vé sẽ là hoàn trong ngày bay mất phí 600k/1 khách/1 chặng.). Sau khi vé đã được xác nhận NOGO sau 3 ngày làm việc của hãng VNA mới có tiền hoàn vé. Đây là quy định chung của hãng hàng không Vietnam Airlines.

12. Giấy tờ đi máy bay cho hành khách từ 14 tuổi trở lên:

Tân Phi Vân xin nhắc lại theo đúng quy định của các hãng hàng không đối với người từ 14 tuổi phải làm thủ tục bay bằng Chứng Minh Nhân Dân (hoặc Passport nếu có). Quý Đại Lý tư vấn cho khách: không thể làm thủ tục bay bằng giấy xác nhận nhân thân khi khách hàng chưa làm Chứng Minh Nhân Dân lần nào.

13. Kiểm tra thông tin vé thật kỹ trước khi xuất:

Để tránh tối thiểu sai sót trong mùa cao điểm, Quý Đại Lý vui lòng kiểm tra lại thông tin khách hàng, giá tiền và hành trình bay chính xác trước khi gởi booker Tân Phi Vân xuất vé, trong mùa cao điểm booker chỉ dựa trên code vé Đại Lý gởi và xuất vé. Đối với vé xuất đoàn VNA, vì số lượng số vé nhiều (vừa người lớn, trẻ em, em bé), để tránh sai sót, Quý Đại Lý phải kiểm tra lại từng số vé và báo lại ngay cho Booker xử lý ngay.

14. Kiểm tra thông tin thay đổi giờ bay (SC):

Vào mùa cao điểm chuyến bay thường xuyên bị delay có thể sớm hơn hoặc trễ hơn (SC). TPV luôn có các booker thông báo tình trạng SC cho Quý Đại Lý (qua Skype, Zalo), theo quy định nếu khách hàng ra sân bay không biết thông tin chuyến bay thay đổi thì Đại Lý hoàn toàn chịu trách nhiệm. Vì vậy Quý Đại Lý vui lòng kiểm tra thông tin booker TPV gởi và thông báo đến khách hàng để xử lý. Trong vòng 24h kể từ khi booker thông báo SC, Quý Đại Lý không báo để xử lý thì coi như đã đồng ý với giờ bay mới. Nếu xuất những chuyến bay liên doanh do lỗi không link, hệ thống sẽ không gửi SC, Quý Đại Lý phải thường xuyên theo dõi những booking liên doanh này để thông báo kịp thời giờ bay mới cho khách hàng.

15. Trường hợp delay (trễ chuyến):

Theo bộ quy định mới nhất của Vietnam Airlines từ 01/07/2015 các chuyến bay bị Delay (trễ chuyến) trên 3 tiếng thì hãng mới hỗ trợ hoàn vé cho khách hàng.
– Trường hợp hãng Delay (trễ chuyến) ít hơn 20p thì chuyến bay vẫn thực hiện bình thường.
– Trường hợp chuyến bay delay trên 20p hãng sẽ hỗ trợ đổi giờ bay cho khách hàng (nếu khách hàng yêu cầu) qua các chuyến bay lân cận trong ngày (chuyến bay trước hoặc sau chuyến bay bị delay, nếu chuyến bay còn chỗ).

16. Thông tin booking nhập 2 số điện thoại liên hệ:

Theo quy định của các hãng hàng không, để tránh trường hợp không liên lạc được khi bị delay hoặc hủy chuyến, khi đặt booking Quý Đại Lý bắt buộc phải để 2 số điện thoại. Hệ thống web VNA Quý Đại Lý vui lòng nhập sdt thứ nhất sau đó cách (khoảng trắng) và nhập sdt thứ 2. Email bắt buộc phải nhập trên booking. Vui lòng liên hệ nhân viên kinh doanh để được hỗ trợ tốt nhất, Mr Tường: 0906 989 115. Nếu Quý Đại Lý không thực hiện đúng quy định của hãng hàng không mọi lỗi nghiệp vụ Quý Đại Lý hoàn toàn chịu trách nhiệm.

17. Điều kiện xuất chung 1 số vé và xuất riêng 2 số vé:

Kính gởi Quý Đại Lý quy định mới của Vietnam Airlines từ ngày 30/09/2015, khi xuất hành trình khứ hồi:

– Xuất chung 01 số vé, nếu thay đổi sẽ áp dụng điều kiện chặt nhất cho cả hành trình
– Xuất riêng thành 02 số vé, điều kiện thay đổi áp dụng theo từng số vé, nhưng nếu chuyến bay bị chậm/hủy, khách sẽ không được hỗ trợ xử lý chặng còn lại

18. Các lưu ý trên chuyến bay Liên Doanh giữa Vietnam Airlines(VNA) và Jetstar(BL):

  • Số hiệu chuyến bay VN4000 đến VN4999 VNA bán nhưng khai thác trên máy bay BL
  • Phạm vi áp dụng: trên tất cả các đường bay nội địa do BL khai thác, chỉ triển khai bán trên thị trường Việt Nam
  • Có sẵn 7kg xách tay và 20kg hành lý ký gởi
  • Không được phép đặt sổ chờ, xuất đơn chặng không được xuất chung
  • Không hoàn
  • Khi đặt booking trên VNA sẽ có dòng: OPERATED BY JETSTAR PACIFIC /BL
  • Áp dụng chính sách giá vé đối tượng khách của VNA
  • Em bé dưới 2 tuổi = 10% giá người lớn
  • Trẻ em từ 2 đến dưới 12 tuổi = 75% giá vé người lớn
  • Không áp dụng hành lý trả trước cho các chuyến bay liên doanh
  • Không cộng điểm tích lũy bông sen vàng trên các chuyến bay liên doanh
  • Tất cả các dịch vụ áp dụng theo chính sách của BL

19. Chỉ xử lý các booking của chính Đại lý:

Quý Đại Lý và Anh/Chị Booker chỉ xử lý những code vé những booking của mình đã đặt và xuất vé, thuộc quyền xử lý của Quý Đại Lý và Anh/Chị Booker (có trong công nợ của Quý Đại Lý Kế Toán Tân Phi Vân gởi). Nếu Quý Đại Lý, Anh/Chị Booker xử lý các vé không do mình đã đặt và xuất vé, tất cả các phát sinh về sau Quý Đại Lý và các Anh/Chị Booker hoàn toàn chịu trách nhiệm. Tân Phi Vân và các Hãng Hàng Không sẽ xử lý booking có lợi nhất cho Quý Đại Lý là chủ sở hữu booking.

20. Không đặt lại hành trình trên code vé cũ:

Theo quy định của hãng hàng không quốc gia Vietnam Airlines, Quý Đại Lý tuyệt đối không đặt lại hành trình trên booking vé cũ đã bị hủy.  Trường hợp Quý Đại Lý đặt lại hành trình trên booking đã hủy nếu phát sinh lỗi nghiệp vụ Quý Đại Lý hoàn toàn chịu trách nhiệm. Khi đặt lại hành trình trên booking cũ đã bị hủy, các robot tự động của hãng sẽ hủy hành trình ngay lập tức.

21. Theo dõi Lịch trực Tân Phi Vân:

Để thuận tiện hơn trong việc liên hệ Tân Phi Vân, Lịch trực hàng tuần của các bạn Booker Tân Phi Vân luôn cập nhật mới nhất trên trang chủ: https://daily.tanphivan.vn Quý Đại Lý vào đây đề biết được lịch làm việc của các bạn Booker chính xác nhất. Quý Đại Lý không thấy Booker TPV trả lời tức là chúng tôi chưa nhận được thông tin. Quý Đại Lý vui lòng gọi trực tiếp vào Tổng Đài Tân Phi Vân: 028 399 18 420 hoặc 028 710 66 000 để được hỗ trợ tốt nhất. Lưu ý: trong thời gian trực hỗ trợ sau giờ hành chính (từ 17h30 đến 22h30) các Booker chỉ hỗ trợ: Xuất, đổi hoặc hoàn vé. Booker không hỗ trợ check giá và đặt vé hãng hàng không giá rẻ Vietjet và Jetstar.

22. Tân Phi Vân có nhân viên trực từ 20h00 đến 22h30:

Để nâng cáo chất lượng dịch vụ, Tân Phi Vân sẽ bố trí nhân viên trực bổ sung từ 20h00 đến 22h30. Quý Đại lý vui lòng xem Lịch trực để biết chính xác booker trực.

23. Chỉ đặt vé Vietnam Airlines trên các hạng vé dành cho Đại lý:

Chỉ đặt vé trong các hạng đặt chỗ Vietnam Airlines cho phép (hành trình quốc nội): J, C, M, S, K, L, Q, N, R, T, E, A, P (nếu đại lý đặt booking không được nêu trong các hạng đặt chỗ trên hãng sẽ phạt 100usd/1 khách/1 chặng).

24. Thao tác “Tính giá vé” sau khi đặt chỗ thành công để coi giá chính xác:

Hiện Quý Đại Lý đang sử dụng hệ thống book vé vietnam airlines: http://agents.tanphivan.com/login.htm sẽ có nhiều khuyến mãi hạng P, A khác nhau và có giá khác nhau (không chính xác). Khi book vé hạng khuyến mãi Quý Đại Lý có thể tra giá trong mục “đặt vé giá rẻ nhất” để kiểm tra giá chính xác nhất, hoặc đặt vé xong Quý Đại Lý vào mục “Xử lý booking đã đặt” và thực hiện “Tính giá vé” để kiểm tra lại giá trên booking. Nếu ra giá thì giá đó mới chính xác và booking đó xuất được.
Trường hợp tương tự, Quý Đại lý sử dụng hệ thống đặt vé tại trang http://bookingticket.vn/ sẽ có nhiều khuyến mãi hạng P, A khác nhau và có giá khác nhau (không chính xác). Khi đặt ra code vé, Quý Đại lý vui lòng vào “Sửa đổi đặt chỗ” , nhập mã code vé “Tra cứu” và chọn “Tính giá vé” để kiểm tra lại giá chính xác trên booking.

25. Kiểm tra kỹ thông tin vé xuất đi ngay từ booker Tân PHi Vân:

Trong trường hợp Booker Tân Phi Vân hỗ trợ xuất vé khuyến mãi hay vé đi ngay, trước khi xuất vé Booker sẽ gởi lại thông tin cho Quý Đại Lý: Tên Khách Hàng, Hành Trình, Giá Tiền .v.v…. Vé xuất ra sẽ dựa trên các thông tin cuối cùng Booker Tân Phi Vân gởi đến Quý Đại Lý để xuất vé. Quý Đại Lý vui lòng kiểm tra kỹ các thông tin Booker Tân Phi Vân cung cấp để xuất vé. Quý Đại Lý không kiểm tra các thông tin và đồng ý theo các thông tin cuối cùng Booker Tân Phi Vân gởi thì mọi sai sót về sau Tân Phi Vân sẽ dựa trên thông tin cuối cùng Booker gởi đến Quý Đại Lý để xử lý.

26. Quý Đại lý chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách:

Chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ tùy thân khách do bên Đại Lý xuất vé hoặc yêu cầu Tân Phi Vân xuất hộ.

  • Không được quyền sử dụng tên, biểu tượng của Tân Phi Vân khi chưa được sự đồng ý của Tân Phi Vân.
  • Không chuyển nhượng cho bất ký cá nhân hay tổ chức nào khác những quyền hạn và trách nhiệm của mình được qui định trong hợp đồng.
  • Trường hợp các Hãng Hàng Không có điệu kiện không được hoàn vé, một khi đã gửi yêu cầu xuất vé được xác nhận vé đã xuất từ Tân Phi Vân việc đó đồng nghĩa là số tiền đó đã được đưa vào công nợ.
  • Chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng của mình tất cả những thông tin liên quan đến giấy tờ du lịch.
    Đề nghị Quý Đại Lý thông tin tới hệ thống bán của mình triển khai và thực hiện

 

⇒ Thông tin liên hệ nhân viên Tân Phi Vân: Số điện thoại tổng đài, Skype, Zalo nhân viên Tân Phi Vân